O tema do post de hoje é sobre os Quatros passos para reduzir o cancelamento e desistência de consultas.

Assim que você chega ao consultório, pede para a secretária  passar a agenda do dia. Que alegria: todos os horários estão ocupados e você começa a se preparar física e mentalmente para um dia de muito trabalho, mas…

O telefone toca. É um cliente que teve um imprevisto de última hora e infelizmente não vai comparecer.

O dia passa e isso se repete com vários daqueles clientes que estevam lotando a sua agenda.

Dia após dia, o cancelamento e desistência de consultas acontecem nos consultórios de vários profissionais da área de saúde, das mais diversas especialidades.

Você já passou por isso? Se você se identifica com essa situação, confira esse post e conheça uma forma diferente de agendamento, que pode te ajudar a evitar esse problema. É uma excelente alternativa que pode ser colocada em prática no seu consultório odontológico (mas que também pode ser utilizada por outros profissionais).

 

O cancelamento e desistência de consultas não produzem resultado positivo mas causam estragos no seu dia, aumentam o estresse e impedem que você atinja os objetivos de produção.

Os pacientes ignoram as consultas agendadas por variados motivos, e um dos mais comuns é simplesmente porque eles agendaram com alguma antecedência, antes que tivessem ideia de quais seriam os seus compromissos no dia da consulta.

E aí surgem aqueles “imprevistos” (ok, eu sei que eles podem acontecer) que se tornam prioridades instantâneas.

O paciente considera essas novas atividades mais importante do que manter a consulta dentária, então eles ligam para o seu consultório em cima da hora, para dizer que não pode comparecer.

Ou não aparecem. Simples assim.

Talvez essa ausência ainda resulte em uma remarcação? É possível. Como também não seria surpreendente que esse paciente venha a ter outras atividades no dia da consulta reagendada, voltando a priorizar tudo, menos a consulta com o dentista.

Isso leva a dores de cabeça, e também custa dinheiro ao seu consultório.

Mas tenha certeza que eu quero ajudá-lo a reduzir a quantidade de cancelamento e desistência de consultas.

Imagine que você pudesse reduzir significativamente essas ausências? Já pensou no impacto financeiro e produtivo que isso faria no seu consultório?

Você deve estar pensando:”Parece interessante…mas como fazer isso?”

COMO REDUZIR A QUANTIDADE DE CANCELAMENTO E DESISTÊNCIA DE CONSULTAS?

Confira os 4 passos que podem ser colocados em prática para reduzir a quantidade de consultas perdidas.

1- Agendamento “Híbrido” de consultas

reduza o cancelamento de pacientes

O procedimento consiste em agendar apenas os pacientes que você realmente avalia que irão aparecer.

Isso pode incluir pessoas que tenham horários mais flexíveis, pacientes que tenham um histórico de chegar às suas consultas no horário marcado, etc.

Use sua experiência para desenvolver os melhores parâmetros.

A iniciativa é amplamente recomendada pela sua criadora, Sally McKenzie , especialista com 30 anos de atuação no mercado dental.

Os demais pacientes, incluindo aqueles que estão visitando o consultório pela primeira vez, ocupam o espaço de “pré-agendamento”, no qual eles tem um horário determinado, porém, serão atendidos de acordo com a ordem de chegada.

Você pode destinar o horário no qual o consultório esteja mais vazio para receber esses clientes, ou também marcá-los para o final do expediente. Assim, se por acaso eles não aparecerem, você pode encerrar as atividades do dia.

2- Calendário anual de retorno para o seu paciente

cancelamento dentista - agenda anual

Se você está fazendo o “dever de casa” direitinho com o seus pacientes mais assíduos, eles já estão conscientes da necessidade de visitar você.

O intervalo de tempo entre as visitas pode ser combinado, baseando-se na condição de saúde bucal dele.

Ciente da necessidade de ir ao dentista, a maior parte do trabalho já foi feita, o paciente fica mais propenso a seguir a recomendação do profissional.

Crie um calendário anual programando a futura visita dele, onde você poderá mostrá-lo o que acontece na boca e dentes (inclusive os riscos de não ter um acompanhamento bucal), mês a mês, antes da próxima consulta.

A manutenção é tão importante quanto a realização de qualquer procedimento odontológico.

Mas lembre-se: criar um calendário não significa agendar horário para os pacientes. Vamos aprofundar um pouco mais no próximo tópico.

3-Evite agendamentos com muita antecedência

cancelamento dentista - agendamento longoVocê agenda consultas para os seus pacientes com meses de antecedência, sob o argumento de “planejar” a sua agenda? Pois saiba que essa atitude pode estar interferindo na presença dos pacientes.

Agende os pacientes com três e quatro semanas de antecedência. Isso possibilita que eles estejam nos seus registros com antecipação, mas não com tanto tempo ao ponto deles esquecerem da consulta, ou que marquem outro compromisso no período.

E se ele(a) esquecer? aí você pode seguir a 4 dica 😉

4- Lembretes de consulta (automáticos)

cancelamento dentista - lembrete automaticoSe você quer aumentar as chances do seu paciente comparecer a consulta novamente, adote os lembretes como ferramenta do seu consultório. Você pode fazer isso por meio de email, mensagem de texto (sms), WhatsApp ou ligação, dependendo de como eles preferem se comunicar com o seu consultório.

Se você usa seu sistema de comunicação com o paciente, você pode configurar lembretes para serem lançados em intervalos diferentes, começando 30 dias antes do compromisso. Os pacientes podem então ligar, enviar uma mensagem de texto via sms ou WhatsApp, bem como enviar e-mail para agendar seus compromissos.

Os lembretes também podem ser enviados de forma automática aos pacientes através de aplicativos e softwares.

O sistema de aviso de consultas chamado Agenda e Avisa disponibiliza o uso gratuito do sistema por 15 dias e oferece planos a partir de R$25,00 (vinte e cinco reais). Existem inúmeras opções de ferramentas disponíveis na internet.

Confira algumas nesta pesquisa que fiz no Google.

RESULTADOS ESPERADOS UTILIZANDO OS 4 PASSOS

Os quatros passos para reduzir o cancelamento e desistência de consultas são especialmente úteis quando você está agendando pacientes que são conhecidos pelo histórico de ausências.

Eu acho que neste exato momento você pode pensar em alguns pacientes que cometem esse deslize com frequência.

Cancelamento e desistência de consultas - avisar pacienteSe você entrar em contato com esses pacientes com antecedência suficiente, ao invés de insistir que eles se comprometam em comparecer no dia marcado, você vai lembrá-los do compromisso e eles terão uma noção muito melhor de como podem organizar a agenda.

Isso significa que eles estarão menos propensos a cancelar a consulta, o que reduzirá o número de compromissos quebrados e que tanto adicionam caos ao seu dia.

Mas não é apenas o estresse associado aos compromissos cancelados que causam danos a sua produtividade pessoal. O cancelamento e desistência de consultas também fazem um grande mal para os outros profissionais envolvidos na rotina de consultas do seu consultório.

Eu compreendo que é bom ver a agenda de consultas completamente ocupada, o que resulta da nomeação de pacientes com antecedência.

Cancelamento e desistência de consultas - sorriso pacienteÉ importante que você tenha em mente: esses compromissos estão ocupando espaços que podem ir para novos pacientes, pacientes que desejam voltar a fazer um tratamento, ou simplesmente aqueles que tem uma urgência odontológica e precisam de um profissional disponível.

A nomeação com muito antecedência muitas vezes leva a longos tempos de espera para ver o dentista – eu falo semanas em alguns casos – o que significa que muitos pacientes podem fazer o cancelamento e desistência de consultas e buscar outro consultório, em vez de esperar para ser atendido.

Se um bom número desses pacientes pré-agendados acabarem cancelando, isso resulta em um duplo golpe.

Precisa de outro motivo para implementar os Quatros passos para reduzir o cancelamento e desistência de pacientes? Vamos lá…

cancelamento dentista - lembrete automatico
Você não precisa fazer as coisas como antigamente.

 

Eu entendo que a ideia de mudar a maneira como você agenda os seus pacientes, pode parecer um tanto difícil.

Afinal, você fez o seu caminho por anos.

O problema é que, se você agendar TODOS os seus pacientes, isso resulta em compromissos cancelados e que causam estresse, prejudicam seus números de produção e custam dinheiro.

No fundo, se você reduzir o número de cancelamentos e desistências, possivelmente terá uma atuação profissional muito mais satisfatória e mais lucrativa.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é parar de confiar no agendamento e implementar um sistema híbrido, onde só terá espaço prioritário na sua agenda aqueles clientes que podem aumentar os seus lucros através do comparecimento às consultas.

 

 

Espero que essas informações sejam úteis para você. Sinta-se a vontade para fazer comentários e tirar as suas dúvidas.

Será uma satisfação falar contigo.

 

Referência de material com autoria conhecida:

MCKENZIE, Sally. Disponível em: <http://www.sallymckenzieblog.com/> Acesso em: 09 de Dezembro de 2017

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